檔案優(yōu)化管理之我見李淑娟(安達市青少年業(yè)余體育學校黑龍江安達151400)[摘 要]隨著辦公自動化的全面投用,電子文件的收集、歸檔和安全管理已成為刻不容緩的一項重要檔案工作。因此,本人依據(jù)國內(nèi)檔案管理的發(fā)展趨勢,結(jié)合自身檔案管理實際談幾點看法。[關鍵詞]檔案管理;優(yōu)化管理;淺析一、當前國內(nèi)檔案管理發(fā)展趨勢網(wǎng)絡聯(lián)接采用50歐的同軸細電纜,它是一種比較老的目前已.1.建立網(wǎng)站將成為檔案部門實現(xiàn)信息共享的捷徑被淘汰的網(wǎng)絡聯(lián)接線,在與T形頭連接時比較麻煩,特別是容易出目前國內(nèi)檔案部門普遍存在經(jīng)費不足,人才缺乏的情況,要盡現(xiàn)接觸不良,或內(nèi)外導體相連短路等錯誤,影響網(wǎng)絡正常運行。同快實現(xiàn)檔案信息資源共享,建立檔案網(wǎng)站便是最佳途徑。因為網(wǎng)站時,50歐的同軸電纜,僅用于數(shù)字傳輸,傳輸率太低,抗干擾能力建設的技術已經(jīng)相當成熟,不存在太大的技術難度,并且可以在較和地理范圍都較小。短的時間內(nèi)實施完成。在檔案網(wǎng)站建設方面(包括內(nèi)聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站和外網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)為總線拓樸，這種結(jié)構(gòu)采用單根傳輸線作為傳輸介聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站),國內(nèi)已有成熟產(chǎn)品,功能覆蓋檔案信息的整個生存周質(zhì),所有的站點都通過相應的硬件接口直接連接到傳輸介質(zhì)上。為期，包括檔案信息采集、發(fā)布分類導航和查詢等,這些產(chǎn)品可以確所有的節(jié)點共享一條公用的傳輸鏈路,所以,一次只能由一個設備保在短期內(nèi)迅速搭建檔案館網(wǎng)上的應用系統(tǒng)并完成二次開發(fā)。而傳輸信號,傳輸率低。使用這種連接方式,如果-一個終端出現(xiàn)問題，且可以將檔案部門已經(jīng)建立起來的檔案自動保系統(tǒng)與網(wǎng)站之間建所有網(wǎng)上的工作站都無法上網(wǎng)工作,在查找問題時,需對每一個站立有機聯(lián)系,將現(xiàn)有自動化系統(tǒng)中的信息自動發(fā)布到網(wǎng)站,以最小點進行測試，故障隔離和故障診斷都很困難。的代價實現(xiàn)資源共享，這種聯(lián)結(jié)既可以保留原檔案部門自動化系三、提高檔案管理效率的對策統(tǒng)的所有業(yè)務管理功能,還能通過網(wǎng)站升展各種利用服務。1.提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì),是2.“混合型” 檔案館將長久存在加速檔案科技進步，,推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵電子計算機、Intemet、數(shù)據(jù)存儲技術的快速發(fā)展,對傳統(tǒng)檔案首先要把住人才人口關,注意引進招聘一些有 文化專業(yè)知識，館產(chǎn)生了前所未有的沖擊，使檔案館的發(fā)展進入了重要的歷史轉(zhuǎn)有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時,加強現(xiàn)有人員的繼折點，即以紙質(zhì)檔案為主導介質(zhì)收藏和服務為紀任的傳統(tǒng)檔案館續(xù)教育是目前和今后-段時間內(nèi)-項刻不容緩的工作任務。當前時代尚未走向終結(jié),而數(shù)字檔案館時代還未真正到來的轉(zhuǎn)型時期。社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成,這所以,當前檔案館應以“混合型”檔案館的形態(tài)存在。館藏資源多元些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔化服務方式多樣化.檔案管理工案人員應努力學習,拓寬視野,了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展作復雜化將是“混合型”檔案館的特點。另-方面,盡管業(yè)內(nèi)人動態(tài),提高自身素質(zhì),運用檔案學科新理論新技術來指導和改進士大聲疾呼檔案上網(wǎng),加強檔案館網(wǎng)絡建設,但限于總體規(guī)劃、思檔案工作,實現(xiàn)單- - 型向多樣復合型轉(zhuǎn)變。扎實有效地推行專業(yè)繼想認識、資金、人力資源等因素的影響,檔案館間的網(wǎng)絡建設還未續(xù)教育。全面展開,沒有形成上下貫通、網(wǎng)網(wǎng)互聯(lián)的網(wǎng)絡體系。解決這些問2.調(diào)動檔案管理人員工作積極性題還需要相當長的時間,因此,“混合型檔案館”將長久存在,這樣檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式,傳統(tǒng)而落后的工作方法,既能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，又能用紙質(zhì)檔案來保證檔案的真實性談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場,服務于社會和企業(yè)，與憑證性及作為檔案的永久備份。而服務的落伍,必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此,應3.數(shù)字檔案館是未來發(fā)展的必然趨勢努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者,形成檔案工作由相對傳統(tǒng)檔案館來說，數(shù)字檔案館有明顯的優(yōu)勢。數(shù)字檔案館事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿恕⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。其館藏信息全部實現(xiàn)數(shù)字化管理,信息存儲和保管將更容易;其服3.檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應信務方式實現(xiàn)網(wǎng)絡化,檔案用戶訪問不受任何時空限制;其信息內(nèi)容息化要求,把電子文件妥善保管起來將更加廣泛,不僅包括文本信息，還包括聲音圖像等多媒休信息。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展,對檔案部門]提出了更高的要求數(shù)字檔案館是未來發(fā)展的必然趨勢。和一些亟待解決的問題。當前,在企業(yè)信息化建設過程中,也有檔案二、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、隨著經(jīng)濟全球化、信息網(wǎng)絡化時代的到來,電子檔案的形成越ERP系統(tǒng)、CADICAM系統(tǒng)等。在這種情況下,檔案部]要知難而上，來越多,目前在管理上依然是按照紙質(zhì)檔案的管理辦法進行的。雖積極參與企業(yè)信息化建設,使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要然,國家檔案局等部門已經(jīng)發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理組成部分。檔案人員要邊干邊學,在管理的過程中學習和掌握信息規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》，可是,由化的有關知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合,同步發(fā)展。于技術、設施方面原因,還沒有真正意義上實現(xiàn)電子文件的科學收集及管理，- -些已歸檔的電子檔案由于沒有同時移交相應的支持參考文獻: .中國煤化工軟件硬件,有些已無法識別及應用。利用計算機作服務器,缺少[1]江曉鈴電子對策[]西南民族大對數(shù)據(jù)的系統(tǒng)整理及備份功能，容錯性差。隨著服務器中數(shù)據(jù)的學學報(人文社科:DYHCNM HG不斷增大,用戶的不斷增多,信息傳輸量大大增加,服務器的容量、[2]李海英非國有檔案信息資源管理研究D].北京檔案,2003(08).穩(wěn)定性及數(shù)據(jù)的安全性越來越受到嚴重威脅。115